Wizyta w archiwum

W życiu każdego genealoga przychodzi taki moment, kiedy informacje uzyskane od rodziny, a także  przy pomocy serwisów internetowych okazują się niekompletnie lub niewystarczające do prowadzenia dalszych poszukiwań.  W kancelariach parafialnych powinny się znajdować zapiski z ostatnich stu lat, starsze dokumenty oddawane są do archiwum, dlatego też nie wszystkie interesujące nas akta znajdziemy w parafii, do której należeli nasi przodkowie. W takim przypadku powinniśmy skorzystać z materiałów  udostępnianych przez archiwum państwowe.

Jakie dokumenty znajdziemy w archiwum?

Jak przygotować się do pierwszej wizyty?

W jaki sposób zmówić interesujące nas materiały przez Internet?

Przed wizytą w archiwum państwowym warto sprawdzić jakie dokumenty udostępniane są w danym oddziale. Bardzo pomocnym narzędziem okazuje się system informacji archiwalnej składający się z następujących baz danych:

• • PRADZIAD  Baza zawiera informacje o księgach metrykalnych oraz o księgach stanu cywilnego przechowywanych w archiwach państwowych i w instytucjach współpracujących. Po wpisaniu w wyszukiwarkę nazwy miejscowości, w której była parafia lub urząd stanu cywilnego dowiemy się jakiego rodzaju dokumenty są udostępniane, z których materiałów sporządzono mikrofilmy oraz poznamy krańcowe daty roczne dokumentacji i nazwę zespołu – wszystkie te informacje przydadzą nam się przy zamawianiu konkretnego aktu lub księgi.
  • ELA  Baza zawiera informacje o spisach ludności, ale nie zawiera żadnych nazwisk występujących w dokumentach. System wyszukuje dane m.in. na temat ksiąg meldunkowych, tabel likwidacyjnych oraz nadawczych miejscowości, rejestrów cudzoziemców, wykazów osób wywiezionych do obozów koncentracyjnych, wykazów poległych żołnierzy oraz wiele innych rejestrów.
  • IZA  System zawiera opisy jednostek archiwalnych oraz dane na ich temat. Po wybraniu z listy dowolnego oddziału archiwum pojawi się lista zasobów przechowywanych w tej właśnie filii oraz wszelkie informacje na ich temat takie jak: nazwa i numer zespołu, daty sporządzenia dokumentów i numery sygnatur.
  • SEZAM i ZOSIA  Bazy Sezam i Zosia obejmują informacje ogólne na temat przechowywanych w archiwach dokumentów.

Łatwy i szybki dostęp do wyżej wymienionych systemów zapewnia wyszukiwarka https://www.szukajwarchiwach.gov.pl (bazy obejmują stan na rok 2012).

Planując wizytę w archiwum warto  zapoznać się z danymi zawartymi w bazach Pradziad i Ela. Pomogą nam one ustalić jaki konkretnie zasób nas interesuje. Nazwę i numer zasobu wpisujemy na rewersie wypełnianym przed zamówieniem dokumentów. Jeżeli nie znamy tych danych możemy poprosić dyżurnego w pracowni naukowej o udostępnienie nam spisu jednostek archiwalnych. Rewers możemy wysłać wcześniej przy pomocy poczty tradycyjnej lub elektronicznej, dokładnie określając datę, na kiedy mają zostać przygotowane dokumenty. Wypełniamy jeden rewers na jedną jednostkę archiwalną (w przypadku metryk jedna jednostka archiwalna to księga chrztów, małżeństw i zgonów z danego roku). W ciągu dnia archiwum udostępnia nam maksymalnie dziesięć jednostek archiwalnych. Podczas pierwszej wizyty wypełniamy także zgłoszenie użytkownika, zawierające nasze dane osobowe. Dopiero po uzupełnieniu zgłoszenia i wpisie do księgi wizyt możemy korzystać z archiwaliów.

Przed wizytą w archiwum należy zapoznać się z regulaminem korzystania z udostępnionych materiałów. Regulamin znajdziemy się na stronie internetowej danego oddziału oraz w pracowni naukowej.

Najważniejsze zasady, których należy przestrzegać podczas korzystania z zasobów archiwum:

• • Przy każdej jednostce archiwalnej znajduje się metryczka, którą należy wypełnić (data korzystania z jednostki archiwalnej, imię i nazwisko użytkownika oraz przedmiot badań).
  • W pracowni naukowej nie wolno spożywać pożywienia i napojów.
  • Nie wolno sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na księdze.
  • W trakcie przewracania kart zabronione jest nawilżanie palców.
  • W pracowni naukowej obowiązuje zakaz korzystania z telefonów komórkowych, korzystający z materiałów powinni zachować ciszę i nie przeszkadzać innym.

Dużym udogodnieniem jest możliwość zamówienia mikrofilmów z dowolnego archiwum do najbliższego oddziału.

Do pracowni naukowej możemy wnieść swój aparat fotograficzny i za jego pomocą wykonywać zdjęcia intersujących nas dokumentów. Chęć wykonywania fotografii własnym sprzętem musimy zgłosić dyżurnemu pracowni. Jeżeli nie mamy przy sobie odpowiedniego sprzętu w każdym momencie możemy poprosić o odpłatne wykonanie kserokopii dokumentu.

Często zdarza się, że godziny pracy archiwum kolidują z naszymi obowiązkami i w związku z tym nie możemy pozwolić sobie na wizytę w archiwum. W takich sytuacjach możemy zamówić kserokopię lub skan interesującego nas dokumentu drogą pocztową lub internetową. Na stronie archiwum znajdziemy odpowiednie formularze niezbędne do złożenia zamówienia. Wypełniony formularz wysyłamy na adres archiwum. Po kilkunastu dniach otrzymamy informację na temat dokumentów, które zostały odszukane przez pracownika archiwum lub o ich braku. W przypadku odszukania zamawianych przez nas dokumentów zostaniemy poinformowani o ich rozmiarze oraz o kwocie, jaką należy wpłacić na rachunek barkowy archiwum. Aktualny cennik usług znajdziemy na stronach internetowych danych oddziałów. Po uregulowaniu należności kopia zamawianych przez nas dokumentów zostanie wysłana na adres podany w zamówieniu.

Jeżeli nie umiemy określić konkretnej daty powstania dokumentu istnieje możliwość jego wyszukanie przez pracownika archiwum. Zlecenie poszukiwań nazywane jest „kwerendą” i jest to usługa płatna.

Wiele z zasobów archiwalnych zostało udostępnionych w różnych serwisach internetowych. Według danych z 2012 roku internauci mogli korzystać z ponad 8,5 mln skanów online.  Część metryk znajdujących się w Archiwum Państwowym w Kielcach jest udostępniona w GenBazie (po zalogowaniu) a liczba publikowanych materiałów stale rośnie.

opracowanie: Martyna Jarosińska